Data produk menjadi dasar pencarian barang, transaksi kasir, serta laporan persediaan. Sebelum memasukkannya ke sistem toko, siapkan daftar yang konsisten dan periksa bersama petugas yang memahami barang fisik. Langkah ini membantu mengurangi duplikasi dan memudahkan penelusuran saat ada perbedaan.
Tentukan identitas barang yang konsisten
Gunakan satu kode unik untuk satu barang. Nama sebaiknya cukup jelas untuk membedakan merek, jenis, ukuran, dan varian. Contohnya, “Air Mineral 600 ml” lebih mudah dibedakan dibanding nama yang hanya menyebut “Air”.
Pisahkan kode internal dengan barcode bila keduanya digunakan. Simpan barcode sebagai teks saat menyiapkan file agar angka nol di depan tidak hilang. Periksa barang dengan nama serupa sebelum menganggapnya sebagai duplikasi.
Pisahkan satuan dasar dan kemasan
Tentukan satuan yang menjadi dasar stok, misalnya botol, bungkus, atau buah. Setelah itu, catat kemasan penjualan dan isi per kemasan. Satu dus berisi dua belas botol perlu memiliki konversi yang disepakati.
Contoh pemeriksaan: stok dua dus dengan isi dua belas botol berarti dua puluh empat botol pada satuan dasar. Jika terjual satu botol, sisanya dua puluh tiga. Cocokkan cara penghitungan ini dengan pengaturan satuan pada aplikasi.
- Satuan dasar untuk penghitungan stok.
- Nama kemasan dan jumlah isinya.
- Harga per satuan atau kemasan bila digunakan.
Periksa harga dan tanggal stok awal
Siapkan harga beli serta harga jual sesuai kebutuhan usaha. Jelaskan apakah harga berlaku per satuan atau kemasan, dan pastikan format angka konsisten. Jangan mencampurkan harga satu dus dengan harga satu barang tanpa keterangan.
Stok awal harus merujuk pada tanggal penghitungan yang jelas. Tentukan bagaimana transaksi setelah penghitungan dicatat agar tidak terlewat atau terhitung dua kali. Persetujuan angka awal sebaiknya melibatkan petugas yang bertanggung jawab.
Rapikan kategori dan foto
Gunakan kategori yang mudah dipahami petugas, misalnya minuman, makanan ringan, atau kebutuhan rumah tangga. Sepakati ejaan yang sama agar satu kelompok tidak terpecah karena perbedaan penulisan.
Foto yang jelas membantu membedakan kemasan dan varian. Gunakan gambar yang relevan dengan barang, pastikan penggunaannya diizinkan, dan siapkan ukuran yang ringan. Foto melengkapi identitas barang; kode dan satuan tetap perlu diperiksa.
Susun berkas dan cek sebelum impor
Gunakan satu baris untuk satu data barang sesuai format impor yang disediakan sistem. Pisahkan kolom kode, barcode, nama, kategori, satuan, isi kemasan, harga, dan stok awal. Kolom wajib mengikuti ketentuan aplikasi yang dipilih.
Periksa kode ganda, isian kosong, format angka, dan konversi yang tidak masuk akal. Coba impor sebagian kecil data terlebih dahulu jika alurnya mendukung, lalu cocokkan hasilnya sebelum memasukkan seluruh daftar.
- Kode dan nama tidak tertukar.
- Angka harga dan jumlah terbaca dengan benar.
- Barang contoh dapat ditemukan di pencarian kasir.
Lakukan pemeriksaan bersama
Bandingkan beberapa data dengan barang fisik dan lakukan transaksi latihan. Periksa pencarian, harga, satuan, dan perubahan stok. Catat perbedaan lalu perbaiki sumber datanya agar masalah tidak berulang saat impor berikutnya.
Simpan salinan berkas yang sudah disetujui beserta tanggalnya. Tentukan siapa yang boleh menambah barang atau mengubah satuan setelah sistem digunakan. Kebiasaan pengelolaan ini membantu menjaga kualitas data dalam kegiatan sehari-hari.
Ingin membahas kebutuhan Anda?
Bawa contoh proses dan pertanyaan Anda untuk mendiskusikan produk, pengembangan, atau training yang sesuai.
Diskusikan kebutuhan ↗
